Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, фио, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

Кто хранит сведения

В 2018 г. Министерство труда и социальной защиты проводило эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат, в том числе трудовых книжек. Эксперимент показал, что при исчезновении данных в информационной системе предприятия вновь восстановить данные сложно или даже невозможно.

Сведения о приеме/переводе/увольнении сотрудника теперь должен передавать в ПФР работодатель. При принятии законопроекта передавать сведения работодатели начинают уже в 2020 г. ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В 2021 г. срок передачи сведений ужесточится – не позднее одного рабочего дня, следующего за датой приказа на прием/перевод/увольнение (форма СЗВ-ТД).

Нужен ли приказ об электронных трудовых книжках?

2020 год ознаменует собой начало перехода от бумажных трудовых книжек к их электронным версиям. С 01.01.2020 начнут действовать изменения в Трудовом кодексе, касающиеся этой процедуры. До 30.06.2020 работодатели должны:

  • уведомить персонал о том, что сведения о стаже теперь будут храниться в Пенсионном фонде в электронном виде;
  • предложить работникам сделать выбор в пользу бумажной книжки или электронной.

В связи с этим в компании или у ИП может возникнуть необходимость в издании приказов и принятии новых нормативных локальных актов, где будут зафиксированы  правила формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Приказами будут регламентироваться все действия сотрудников предприятия по переходу на новый формат трудовых.

Даже если весь штат откажется от нововведений, работодателю всё равно придется подготовиться к изменениям, поскольку с 2021 года все молодые специалисты будут начинать свою трудовую деятельность исключительно вместе с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Да и отчеты сдавать в ПФР придется несмотря ни на что.

Поэтому в приказе о введении электронных трудовых книжек сразу можно определить ответственных за подготовку форм СЗИ-ТД, СЗВ-ТД и выдачу информации работникам из ЭТК. При желании работников оцифровать трудовые в приказе желательно закрепить порядок ведения электронных книжек, а также сроки выдачи бумажных книжек на руки работникам.

В какие сроки будет выпущен приказ, решает работодатель. Также ему нужно определиться с полным содержанием самого документа. Мы же приведем один из вариантов того, как он может выглядеть.

Примеры использования ЭТК

По законопроекту № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» бумажная трудовая книга выдается на руки работнику, если до 31 декабря 2020 г. работодатель не получил письменного заявления на ведение бумажной трудовой (дополнительно к электронным данным). Однако это может продолжиться только до 2027 г., когда бумажные трудовые книжки планируется отменить совсем (об этом пишет Минтруд РФ).

В случае приема на работу впервые с 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не заводится.

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, фио, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

Рассмотрим несколько возможных ситуаций из практики.

Как подготовиться к изменениям кадровым работникам

Во-первых, приготовиться заранее к изменению локально-нормативных актов, подготовить проект изменения правил внутреннего трудового распорядка/коллективного договора/других внутренних нормативных актов организации.

Проект с изменениями в правилах внутреннего трудового распорядка, а также приказ о внесении изменений и листы ознакомлений с правилами трудового распорядка, мы планируем подготовить заранее, в октябре 2020 г., так как при внесении изменений в локально-нормативные акты компании требуется ознакомление с ними каждого сотрудника.

Во-вторых, подготовить до конца 2020 г. информационные письма/ проекты приказов/ уведомлений или другие способы донесения информации до сотрудников заблаговременно о том, что вводится электронный учет данных о трудовой деятельности. Сотрудникам нужно сообщить, что если они хотели бы сохранить трудовую книжку в бумажном виде – необходимо подать заявление в кадровую службу (или у ответственному за хранение трудовых книжек) до конца 2020 г.

Мы планируем провести рассылку в корпоративной почте в виде информационного письма для общего ознакомления, и более формальные документы – уведомление каждому сотруднику не позднее, чем до 31.10.2020. Дополнительные соглашения к трудовым договорам оформлять не требуются, так как электронные данные о трудовой деятельности не влекут за собой изменений существенных и обязательных условий трудового договора.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Предлагаем ознакомиться  Претензии к почте банку образец деньги внесены на другой счет

В-третьих, в случае, если в форме трудового договора указывается перечень документов для приема на работу, то необходимо изменить эту форму и использовать с 2021 г.

Мы в трудовых договорах не прописываем данный перечень, а ссылаемся на правила внутреннего трудового распорядка.

В-четвертых, для тех, чьих заявлений не будет, нужно организовать выдачу трудовых в первый рабочий день 2021 г.: расписаться в журналах, составить реестр, чьи трудовые хранятся в бумажном виде по заявлениям.

В-пятых, позаботиться о техническом обеспечении передачи данных в ПФР.

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, фио, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

При утверждении данного законопроекта в первые годы его существования возможны доработки и внесение существенных изменений. Мы рекомендовали бы на переходный период по его введению обеспечить хранение трудовых книжек работников у работодателя дабы не пришлось снова их собирать в случае каких-то правок закона.

28 октября 2019 г. на официальном сайте Минтруда РФ появилась новость об одобрении трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений законопроекта о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент направлен на отработку механизмов ведения электронного кадрового документооборота.

При этом юрлица, участвующие в эксперименте самостоятельно определяют виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также применяемый в работе вид электронной подписи (за исключением трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, при заключении которых работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись), а работники организаций-участников экспериментов могут отказаться от ведения своих документов, касающихся трудовых отношений с работодателем, в электронном виде путем написания письменного отказа.

Расходы по электронному ведению документооборота (включая траты на электронные подписи) несет работодатель. Срок проведения эксперимента – с 1 января по 31 декабря 2020 г. По законопроекту в эксперименте должны принимать участие не более 10 юридических лиц, согласно новости Минтруда РФ свое желание изъявили уже 37 крупных компаний.

Также планируют ввести новые статьи в ТК РФ (законопроект № 736455-7), в которых говорится, что можно принимать заявления на прием, увольнение, отпуск в электронном виде. Сейчас такие заявления по трудовому законодательству можно принимать только от дистанционных работников (работников, с которыми заключен дистанционный трудовой договор), от остальных сотрудников нужны заявления с «живой» подписью, иначе заявление не считается действительным.

Плюс и минусы электронных трудовых книжек

Плюсы:

  • отсутствие затрат на трудовые книжки;

  • решение проблемы дистанционного трудоустройства;

  • снятие ответственности за хранение трудовых книжек (если вы не напишете соответствующего заявления, книжку вам выдадут на руки, и работодатель не будет обязан держать ее у себя);

  • невозможность потери трудовой ни сотрудником, ни работодателем;

  • отсутствие сотрудников с несколькими трудовыми, отсутствие необходимости восстановления трудовой;

  • исключение ошибок в сведениях;

  • скорость предоставления данных, скорость обмена информацией о трудовом стаже работодателя и ПФР;

  • доступность данных в любое время для работника (можно получить прямо здесь и сейчас в личном кабинете ПФР и Госуслуг, в случае необходимости заверения – у работодателя, в МФЦ и в любом территориальном органе ПФР форму СЗИ-ТД).

Минусы:

  • отсутствие уверенности у работодателя в том, что сотрудник устраивается по основному месту работы и его уже уволили с прошлого места (так как теперь трудовую книжку при увольнении забирать не нужно и «вещественного доказательства» факта ухода нет);

  • необходимость вести реестры бумажных и электронных трудовых книжек, в зависимости от заявлений сотрудников, организовать хранение заявлений на бумажные трудовые;

  • необходимость проведения масштабной дополнительной работы – уведомления работников о новом законодательстве и необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, соглашений и коллективных договоров;

  • работодатель хранит данные в электронном виде всего 3 года после увольнения сотрудника;

  • в «электронной трудовой» не будет сведений о награждениях;

  • в день увольнения работодатель вместо трудовой обязан выдать сведения о трудовой деятельности работника с печатью организации. Если в день увольнения невозможно выдать сведения о трудовой деятельности в связи с отсутствием работника или отказом от получения, работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом – то есть бумажная работа не отменяется.

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Предлагаем ознакомиться  Смягчающие обстоятельства – что сюда входит и когда применяются

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, фио, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

Текст внесен другой организациейДаже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

  • Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
  • Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
  • Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
  • Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
  • Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

При ее обнаружении работник:

  • Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
  • Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
  • Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
  • Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
  • Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Пример:

  • Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.
  • В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.
  • Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, ФИО, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

  • Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
  • Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
  • Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
  • Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.
  1. Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.
  2. Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.
  3. В нем:
  • Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
  • Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
  • При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
  • Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.
  • Вопрос о том, как аннулировать ошибочно внесенную запись, также нашел свое отражение в практике кадровых работников.
  • Реквизиты этого приказа и будут вписаны в четвертую графу.
  • Пример:

Проверять правильность внесенных данных должен не только кадровик, но и сам работник. Исправление ошибок займет намного дольше времени, чем предотвращение появления таковых.

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Предлагаем ознакомиться  Купили здание надо ли проводить соут

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники кадровых служб организаций и предприятий, оформляя трудовые книжки, могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что документы поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, ФИО, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а трудовыми книжками работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Общие правила

  • Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.
  • Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.
  • Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, ФИО, как правильно исправить ошибочную запись, внести изменения

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

  1. Исправление в трудовой книжке: образец, дата, титульный, ФИО, как правильно исправить ошибочную запись, внести измененияЗаконодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.
  2. Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.
  3. Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.
  4. В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией. Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата.

Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри. Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
  2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
  3. Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

  • Исправление ошибочных записей в трудовых книжках
  • Материал подготовлен с использованием
  • правовой информации по состоянию
  • на 3 января 2014 г.
  • ● Трудовой кодекс Республики Беларусь;
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector