СТО Должностная инструкция Специалист по обработке первичной…

Общие положения

1.1 Специалист по делопроизводству (далее- делопроизводитель) относится к категории технических специалистов и состоит в подчинении у начальника отдела кадров.

1.2 На должность делопроизводителя  назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, среднее профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе со стажем работы от одного года.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

1.3 По распоряжению управляющего компанией делопроизводитель назначается и освобождается от ложности.

1.4 На период отсутствия делопроизводителя на рабочем месте его обязанности выполняет назначенный специалист, который несет полную ответственность за документооборот в компании.

1.5   Делопроизводитель должен знать:

  • Трудовой Кодекс РФ
  • Политику компании трудовой распорядок
  • ГОСТы, нормативно правовые акты по ведению делопроизводства
  • Содержание Единой государственной системы делопроизводства
  • Организационную структуру компании и ее филиалов
  • Внутренние организационно-распорядительные документы
  • Процесс прохождения внутреннего документооборота
  • Правила использования оргтехники
  • Инструкции по технике безопасности.

Профстандарт специалиста по документообороту

СТО Должностная инструкция Специалист по обработке первичной...

Профессиональный стандарт – это документ, объединяющий параграфы, которые касаются различных областей деятельности. С 1 июля 2016 года действует ФЗ №122, определяющий принцип создания профстандартов, и статья 195.2, действующего Трудового Кодекса, которая регулирует способ их применения.

ТК РФ Статья 195.2. Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов

Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Предлагаем ознакомиться  Дом на дачном участке не зарегистрирован

Приказом Минтруда и социального развития РФ для документоведов утвержден профстандарт от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»».

Профстандарт учитывают при создании ДИ специалиста, так же при проведении собеседования, последующего обучения и оценке полученных знаний и навыков. При организации работы кадров, разработке принципа выплаты заработной платы и тарификации.

Должностные обязанности

2.1  Обеспечивать прием и регистрацию входящую корреспонденцию и перераспределять ее в структурные подразделения.

2.2 С утверждением внутреннего документа передавать на исполнение адресатам.

2.3 Оформлять лист согласования.

2.4 Поддерживать актуальную информацию у зарегистрированных документов.

2.5 Обрабатывать и хранить документацию компанию.

2.6 Поддерживать актуальную информацию в реестре документооборота.

2.7 Подготавливать материал на внутренних совещаниях.

2.8 Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

2.9  Подготавливать распорядительные документы управляющего по основной деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

2.10 Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2.11 Обучать сотрудников оформления и соблюдения сроков исполнения.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Разработкой ДИ на любом предприятии могут заниматься:

  • специалисты по кадрам;
  • юристы;
  • руководитель или его заместители.

Важно, чтобы инструкцию разрабатывал прямой начальник документоведа. Он имеет достаточные знания, чтобы определить навыки и умения работника и какую деятельность в организации он должен будет выполнять.

Должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик и профстандартов.

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

  1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
  2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
  3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
  4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

Общие положения

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

  • На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
  • На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.
Предлагаем ознакомиться  Табель учета раб времени образец

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

  • Организационные моменты работы.
  • Трудовое законодательство.
  • Архивное дело и документообразование.
  • Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
  • Разноуровневые нормативные документы и акты.
  • Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
  • Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
  • Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.

В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

Обязанности

  1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
  2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
  3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
  4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
  5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
  6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
  7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
  8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
  9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Документовед имеет право на:

  1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
  2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
  3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
  4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

  • На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
  • На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
  • На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
Предлагаем ознакомиться  Взыскание причиненного работником ущерба судебная практика

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия. Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

7 (499) 938-51-93 Москва

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector