Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Нужно ли и кто должен вести в организации?

Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

Что такое выписка из кассовой книги и как ее оформить?

Текущие положения законодательства позволяют ИП в общем случае не вести кассовую книгу (п. 4.6 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) – это правило установлено для ИП, которые ведут учет доходов, расходов, а также физических показателей. Поскольку ИП так или иначе исчисляют доходы, расходы либо физические показатели, как на ОСН, так и на УСН, ЕНВД, ЕСН и ПСН, то возможность не вести кассовую книгу можно считать применимой ко всем ИП, независимо от их деятельности.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

  • необходимо оформить выплату социальных пособий сотрудникам – например декретных, когда могут использоваться РКО (принимаемые ФСС к возмещению декретных);
  • ИП нужно оформить выдачу подотчетному лицу, например сотруднику, наличных денежных средств (данные о подобных операциях должны также фиксироваться в кассовой книге).

Рассмотрим теперь, каким образом ИП может заполнять кассовую книгу.

Порядок ведения на 2019 год

Образец заполнения кассовой книги

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно написаеь текст завещания

Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.

Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.

Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.

Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

  • допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
  • данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
  • документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
  • каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
  • все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
  • помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
  • заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
  • осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
  • две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

  • книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
  • приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
  • платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
  • расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.

Нюансы заполнения документа

Заполнение кассовой книги

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

Предлагаем ознакомиться  Не дали аванс на работе что делать

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

  • на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
  • обязательно нумерование каждой страницы книги;
  • бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Заполнение дополнительных граф в форме КО-4

Заполнение таблицы, о которой идет речь, должно всегда осуществляться с внесением корректных цифр в графу «Остаток на начало дня», отражающую количество наличных средств в кассе на момент, когда сотрудник или сам ИП заступил на рабочую смену.

Величина остатка пишется в рублях с копейками через запятую — например «200,75».

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Первый столбец таблицы – «Номер документа». В расположенные под ним строки нужно вносить номера ПКО и РКО.

Следующий столбец – «От кого получено или кому выдано». В данной области таблицы фиксируются данные о сотруднике фирмы, который получил в соответствии с распоряжением ИП денежные средства (либо наоборот – внес их в кассу работодателя). Например, «Андрееву А. В.» (если оформлен РКО) или «от Антонова Е. Н.» (если оформлен ПКО).

Столбец, который называется «Номер корреспондирующего счета, субсчета» ИП в общем случае не заполняют, поскольку не ведут бухгалтерскую отчетность и не используют синтетические счета.

В столбцах «Приход» и «Расход» необходимо фиксировать суммы денежных средств по ПКО и РКО соответственно — также в рублях с копейками через запятую.

Форма КО-4 разделена на две равные части. Во второй части после таблицы располагается ряд дополнительных граф. В числе таковых графа «Итого за день». В ней отражаются поступления по ПКО, а также выплаты по РКО, совершенные ИП или его сотрудниками в течение дня.

В графе «Остаток на конец дня» необходимо отразить, соответственно, остаток наличности в кассе. Он вычисляется посредством суммирования остатка средств на начало дня с разницей между операциями по ПКО и РКО.

Еще одна важная графа формы КО-4 – «Перенос». В ней отражается сумма денежных средств по всем ордерам, сведения о которых внесены в конкретную таблицу. Это позволяет кассиру или самому ИП продолжить заполнение формы на следующей странице с учетом цифр, отраженных в графе «Перенос».

На второй странице кассовой книги в области, расположенной после таблицы, также нужно зафиксировать:

  • количество РКО, прилагаемых к документу — буквами, например «два»;
  • количество ПКО;
  • фамилию, инициалы и подпись кассира, который непосредственно заполнял кассовую книгу (им может быть сам ИП).

Если в штате ИП работает бухгалтер — потребуется также и его подпись, если нет — напротив графы «Бухгалтер» ничего писать не нужно.

См. также: «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Предлагаем ознакомиться  Подаем заявление на альтернативную гражданскую службу

Особенности заполнения в электронном виде

Пример ведение кассовой книги на компьютере

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)?

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

Итоги

ИП разрешается не вести кассовую книгу. Но если они решили это делать, то нужно использовать уницифированную форму КО-4. Правила ее заполнения для предпринимателей в целом не отличаются от порядка, установленного для организаций.

Выводы

Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблемунапишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Как заполнять кассовую книгу ИП (пример)? 7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург —ПОЗВОНИТЬ

7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector